6 Hậu Quả Mà Việc Hiểu Lầm Trong Giao Tiếp Có Thể Ảnh Hưởng Đến Một Tổ Chức

Đối với với một đội ngũ pha trộn giữa các nhân viên làm tại văn phòng và làm việc tại nhà, những cá nhân thuộc nhóm làm việc trực tuyến có khả năng cảm thấy bị xa cách vì họ phải bỏ lỡ những cuộc trò chuyện vẫn hay diễn ra ở văn phòng.

Hiểu lầm trong giao tiếp có thể được khơi mào từ những việc nhỏ nhặt như tự cảm thấy lạc lõng hoặc khi bạn nhận được email giao việc với những hướng dẫn không được rõ ràng cụ thể. Nguyên nhân gây ra hiểu lầm có thể tệ hại hơn khi các thành viên trong nhóm dành cả tuần để hoàn thành nhiệm vụ cá nhân nhưng sau đó nhận ra rằng định hướng mục tiêu tổng thể của dự án không mang lại sự thống nhất.

Dù lớn hay nhỏ, những hiểu lầm này có thể gây ra những tổn thất theo cả nghĩa đen lẫn nghĩa bóng. Không lạ gì khi việc giao tiếp hiệu quả luôn là một trong những kỹ năng thiết yếu nhất trong doanh nghiệp hiện nay. Các đội ngũ đào tạo và phát triển có thể có sức ảnh hưởng lớn tới lợi nhuận và gắn kết nhân viên bằng cách đưa ra chương trình giúp họ trở thành những nhà giao tiếp hiệu quả.

Để có thể bày tỏ những luận điểm hợp lý, đủ sức thuyết phục ban lãnh đạo đầu tư vào các chương trình nâng cao khả năng giao tiếp, bạn có thể đề xuất về mức ảnh hưởng của hiểu lầm trong giao tiếp với họ.

Việc Hiểu Lầm Trong Giao Tiếp Đang Lấy Đi Những Gì Từ Doanh Nghiệp Của Bạn?

1. Doanh nghiệp của bạn phải tiêu tốn từ $4000 đến $5000 cho một nhân viên mỗi năm.

SHRM đã đưa ra các nghiên cứu xem xét tới tác động tài chính của việc giao tiếp thiếu hiệu quả cho các công ty với quy mô 100 cũng như 100,000 thành viên. Trung bình một năm, một tổ chức với quy mô 100 thành viên đã mất $402,000 trong khi tổ chức còn lại đã mất tới $62.4 triệu USD.

Khi chia nhỏ chi phí đó trên đầu người, bạn đã có thể thu hồi được bao nhiêu tiền chỉ bằng việc đầu tư vào các chương trình đào tạo nâng cao khả năng giao tiếp nơi nhân viên của bạn.

2. Làm giảm hiệu suất làm việc.

Cho dù quy trình có chu đáo, kỹ lưỡng và hiệu quả đến mức nào đi chăng nữa, thì việc hiểu lầm trong giao tiếp có thể làm tiến độ công việc của chúng ta chậm đi đáng kể. Khi những cá nhân không thể biểu đạt suy nghĩ bản thân một cách rõ ràng, thời gian sẽ bị lãng phí vào việc làm rõ mọi thứ sau lúc đó, xem xét lại các cuộc nói chuyện trước kia chỉ để nhận ra rằng à, bạn và đồng nghiệp không cùng chung một suy nghĩ!

Giao tiếp hiệu quả cho phép nhân viên có thể nhanh chóng nhất trí về thứ tự ưu tiên, những dự án mới và các bước tiếp theo trong công việc. Nhờ đó, bạn có thể hoàn thành công việc một cách nhanh chóng nhất.

3. Gây ảnh hưởng tới năng suất.

Liên quan đến những thách thức về sự hiệu quả và hợp tác, năng suất cũng chịu ảnh hưởng không nhỏ khi chúng ta không thể giao tiếp một cách hiệu quả. Phải dành thời gian cố gắng hiểu được ngữ cảnh, đọc đi đọc lại email và tin nhắn, đôi khi cảm thấy bực bội vì hiểu lầm với đồng nghiệp… khi đó chúng ta không thể tối ưu hóa trong công việc và việc này sẽ gây tổn thất cho công ty hoặc làm sản lượng giảm đi một cách đáng kể.

Chỉ khi đồng nghiệp trở thành những nhà giao tiếp tốt, họ mới có thể làm việc trong môi trường chung được hiệu quả hơn. Điều này sẽ dẫn đến việc nâng cao năng suất làm việc của cá nhân cũng như tập thể.

4. Ảnh hưởng đến sự tin tưởng.

Hiểu lầm thường xảy ra khi có sự khác biệt giữa ý định của người nói và ý hiểu của người nghe. Điều này có nghĩa là ý định của thông điệp không được người nhận hiểu đúng. Sự khác biệt này gây ra rất nhiều thách thức. Trong trường hợp nhỏ nhất là sự bối rối. Còn trong trường hợp tệ nhất, nó gây ra tổn thương về mặt cảm xúc, sự bực bội, hoặc sụt giảm về niềm tin nơi công sở. Khi nhân viên mất đi niềm tin, sẽ rất khó để họ có thể hợp tác với nhau. Kết quả là họ sẽ gây ra những tổn thất lớn do phải tốn thời gian để hiểu đúng ý nhau và xử lý cho những va chạm không đáng có.

Bằng cách giúp nhân viên học cách truyền tải thông tin cho phù hợp với nhu cầu của đồng nghiệp, bạn có thể xóa bỏ khác biệt giữa ý định người nói và ý hiểu người nghe, giúp tăng cường sự tin tưởng lẫn nhau bên trong tổ chức của bạn.

5. Giới hạn sự đổi mới sáng tạo.

Mặc dù sự đổi mới sáng tạo không phải là suy nghĩ đầu tiên của bạn khi nhắc đến nhưng đây có thể là một thử thách dài hạn cần xem xét. Khi lòng tin dần sụt giảm, kéo theo nó là sự an toàn về mặt tâm lý của đội ngũ nhân viên. Khi các cá nhân không tìm được nơi an toàn để chia sẻ ý kiến thì sự đổi mới sáng tạo cũng trì trệ theo. Họ không còn sẵn sàng chia sẻ các ý tưởng hoặc góp ý xây dựng ý tưởng cùng các thành viên khác. Điều này đồng nghĩa với việc về lâu dài, công ty của bạn sẽ mất đi lợi nhuận.

6. Tạo ra tỷ lệ nghỉ việc cao ở nhân viên.

Khi các cá nhân phải trải qua năm hậu quả tiêu cực của việc hiểu lầm trong giao tiếp vừa nêu ở trên, việc giữ chân họ sẽ trở thành một vấn đề. Con người luôn muốn làm việc ở nơi mà ý tưởng của họ được trân trọng, họ tin tưởng đồng nghiệp của mình và họ được động viên để làm việc một cách hiệu quả.

Nếu những kỳ vọng này không được đáp ứng, số lượng người rời việc bắt đầu tăng cao. Điều này dẫn đến sự sụt giảm tinh thần và gây ra những tổn thất tài chính. Những nghiên cứu gần đây chỉ ra rằng chi phí thay thế nhân viên dao động trong khoảng 30-50% cho lương của nhân viên ở mức “Entry-level” và bằng 100-150% lương của nhân viên kỹ thuật hay cấp quản lý.

Khi cộng dồn lại những tổn thất, sự hiểu lầm trong giao tiếp không chỉ đơn thuần là một sự bất tiện – nó là một thách thức đắt đỏ đối với doanh nghiệp. Và khi các đội ngũ phải làm việc từ xa, việc hiểu lầm trong giao tiếp ngày càng dễ xảy ra hơn.

Trong khi các đội ngũ Đào tạo và Phát triển cũng như các nhân sự quản lý đang tìm kiếm cơ hội để cải thiện mối quan hệ làm việc từ xa nhằm nâng cao năng suất làm việc của tổ chức, hãy cùng nhau thực hiện theo hướng dẫn từ các chương trình giúp nhân viên tránh được sự hiểu lầm và có thể giao tiếp một cách có chủ đích hơn. Từ những chương trình này, chúng ta có thể thấy những khoản vốn đầu tư sẽ được thu hồi một cách tích cực, đồng thời giúp củng cố mối quan hệ và sự gắn kết giữa nhân viên với nhau được tốt nhất.

Nguồn: Emergenetics International