Bí Quyết Để Quản Lý Nhóm Làm Việc Từ Xa

Nhân viên của chúng tôi được linh hoạt làm việc tại nhà một ngày trong tuần. Thậm chí trong một số trường hợp, như khi xuất hiện các cơn bão tuyết Denver thông thường tại địa phương. Chúng tôi đã bắt kịp xu hướng của nhiều công ty khác khi có thể cung cấp chế độ làm việc từ xa như một lợi ích cho nhân viên. Điều này giúp giảm thiểu được căng thẳng, tích hợp công việc và những sinh hoạt trong cuộc sống thường nhật, điều quan trọng là chúng tôi có thể giữ chân các thành viên tài năng ở lại trong nhóm của mình.

Và trong suốt quá trình vận hành, mở rộng phúc lợi cho nhân viên, chưa bao giờ chúng tôi nghĩ đến việc có thể duy trì lực lượng lao động gần như 100% từ xa vào đầu năm 2020. Giữa tháng 3, đội ngũ lãnh đạo của chúng tôi đã đưa ra lựa chọn cho phép gần như tất cả nhân viên (ngoại trừ một số nhân viên nằm trong mục cần thiết) được làm việc tại nhà để giảm thiểu sự lây lan của Coronavirus. Một số nhân viên đã làm việc ở nhà tại thời điểm đó, một số khác đi công tác, vì vậy bằng tất cả nguồn lực sẵn có tại nhà, bếp, thậm chí là những phòng ngủ dự phòng… chúng tôi tận dụng một cách tối đa để chung trở thành không gian làm việc.

Nhiều năm trước, khi còn làm việc cho một công ty khác, tôi đã làm việc tại nhà và quản lý một nhóm từ xa. Đó là một trong những trải nghiệm đầy tính thử thách nhất trong sự nghiệp của tôi. Trong suốt những năm phát triển với tư cách là người quản lý, tôi chưa bao giờ được đào tạo về cách hoạt động từ xa như vậy. Công ty lúc đó quyết định giảm diện tích văn phòng và để nhân viên về nhà, đó là một hướng đi hoàn toàn mới. Với tư cách là một tập thể, chúng tôi đã đấu tranh rất nhiều để tìm ra cơ hội của mình.

Khi gia nhập Emergenetics International vào cuối năm 2016, tôi đã rất hào hứng xây dựng một đội ngũ mới ngay từ lúc đầu. Tôi rất cảm kích vì nó được thực hiện ngay tại địa phương, vì nhiều năm đi làm hàng tuần đã khiến tôi khá mệt mỏi. Và với sở thích về lối Tư duy xã hội, tôi nhận được năng lượng tích cực từ việc kết nối và cộng tác với những người khác, vì vậy tôi biết làm việc trong văn phòng sẽ nuôi sống tâm hồn mình. Tua nhanh tới gần ba năm rưỡi sau đó, tôi vẫn đang hướng dẫn một nhóm tám người luôn tràn đầy năng lượng với công việc mà chúng tôi làm. 

Chúng tôi không chỉ có niềm đam mê chung với công việc của mình, tất cả chúng tôi đều có chung sở thích về Tư duy xã hội trong Emergenetics®. Cùng nhau làm việc, kết nối với nhau sau giờ làm việc, chia sẻ những câu chuyện và luôn ở bên nhau trong thời gian thử thách là điều mà chúng tôi vẫn đang duy trì. Vì vậy, khi đại dịch COVID-19 xảy ra, nó đã khiến một số người trong chúng tôi bị sốc và bỏ lỡ thời gian bên nhau. Và tôi đã một lần nữa trở thành lãnh đạo của một đội từ xa.

Khoa học của sự thành công

Khoảng thời gian này, tôi có một bước tiến lớn trong công việc nhờ vào các Tiến sĩ xuất sắc là Geil Browning và Wendell Williams. Họ là người đã tạo ra Hồ sơ di truyền học. Đối với những người mới, Hồ sơ di truyền học giúp đo lường bảy Thuộc tính Cơ Bản, sau đó được chia sẻ rộng rãi với tất cả mọi người, cung cấp các thông tin chi tiết về điểm mạnh vốn có của mỗi cá nhân. Có ba Hành vi được đo lường trước khi bạn có khả năng thể hiện như thế nào và bốn Thuộc tính Tư duy trước đây là cách bạn có khả năng tiếp cận công việc và cuộc sống của mình.

Thật khó tin để hiểu hoàn toàn về bản thân – Tôi là một Nhà tư tưởng xã hội, thuộc nhóm tư duy 1/3 đầu tiên của “Tính biểu cảm và Tính quyết đoán”, 1/3 tiếp theo thuộc về “Tính linh hoạt” – và sức mạnh thực sự nằm ở việc bạn biết rõ Hồ sơ di truyền học của những người xung quanh bạn. Rất may là chúng tôi yêu cầu tất cả nhân viên hoàn thành bảng câu hỏi mà chúng tôi đưa ra và chia sẻ kết quả của họ, điều đó có nghĩa là tôi có những hiểu biết sâu sắc về từng người trong số tám cá nhân của nhóm chúng tôi.

Mỗi ngày, tôi đều nỗ lực để tôn trọng “Quy tắc Bạch kim” và dẫn dắt mỗi người theo cách phù hợp với họ. Với tư cách là người lãnh đạo, tôi có thể điều chỉnh trải nghiệm của nhân viên theo sở thích Emergenetics của họ. Khi công việc từ xa trở thành tiêu chuẩn mới, đó là một quá trình chuyển đổi liền mạch để đối xử với họ như họ muốn được đối xử bất kể vị trí của chúng tôi. Có nhiều cách mà tôi đang hỗ trợ nhóm của mình trong những khoảng thời gian không quen thuộc này bằng cách sử dụng bảy Thuộc tính của chúng tôi.

Đưa Emergenetics vào Hành động

Hoạt động kinh doanh cốt lõi của chúng tôi là kết nối mọi người lại gần nhau hơn. Đại dịch đã mang đến cho chúng ta cơ hội để thay đổi với tốc độ chóng mặt, đảm bảo chúng ta có thể tiếp tục công việc tuyệt vời mà công ty chúng ta thực hiện thông qua việc phân phối kỹ thuật số. Để hỗ trợ những người thích di chuyển với tốc độ ổn định hơn, tôi đã khuyến khích họ tìm những khoảnh khắc mà họ có thể hít thở, dành thời gian cho bữa trưa bên cạnh máy tính xách tay hoặc xem xét rút ngắn ngày làm việc của họ.

Khi chúng tôi điều hướng sang làm việc tại nhà, tôi đã cung cấp Tính linh hoạt của lịch trình để hỗ trợ việc dạy dỗ con cái của họ, chăm sóc các thành viên trong gia đình của họ và thực hiện tất cả những việc quan trọng đó đến cửa hàng. Tôi cũng đã cố gắng tuân thủ các quyết định mà chúng tôi đang đưa ra trong thời gian này để mang lại sự nhất quán và ổn định.

Khi nói đến các cuộc họp trực tiếp của chúng tôi, tôi xem xét sở thích của người đó ở Tính biểu cảm. Đối với những người ở 1/3 đầu tiên, chúng tôi có thể xử lý các đăng ký thông thường qua email và cuộc gọi điện thoại. Đối với những người ở một phần ba, chúng tôi đang ở trên màn hình chia sẻ Thu phóng và trò chuyện với nó.

Đối với các thành viên của nhóm có thiên hướng hoạt động dựa trên khái niệm, tôi đã khuyến khích họ suy nghĩ về những cách mới để họ có thể giúp đỡ nhóm của chúng tôi hoặc các nhóm khác trong công ty. Đối với những người ưa thích về tư duy phân tích, tôi đã cung cấp dữ liệu quan trọng liên quan đến việc ra mắt các chương trình và hội thảo trực tuyến gần đây của chúng tôi. Và để hỗ trợ những Người Tư duy Cấu trúc, tôi luôn cung cấp một chương trình làm việc vào trước mỗi cuộc họp về đề tài định hướng công việc.

Và hãy nhớ điểm chung của Tư duy Xã hội là gì? Tôi nhanh chóng nhận ra rằng chúng tôi là một nhóm cần gặp nhau thường xuyên, vì vậy chúng tôi thường tổ chức bữa sáng, bữa trưa và giờ vui vẻ cho cả nhóm để đảm bảo rằng chúng tôi vẫn có thể chăm sóc lẫn nhau – ngay cả khi ở xa. Chúng tôi cũng ‘đăng ký’ ba buổi sáng một tuần qua email để chia sẻ thông tin cập nhật và trả lời một câu hỏi thú vị để duy trì kết nối.

Tất cả không hề dễ dàng và tôi thậm chí đã rơi nước mắt khi nghĩ về đội bóng và ước mơ rằng chúng tôi được ở cùng một vị trí. Tôi tự an ủi bản thân rằng một ngày nào đó chúng ta sẽ có nhau – điều mà tôi hy vọng trong một tương lai không xa. Tôi cũng biết rằng tôi đã trở thành một nhà lãnh đạo tốt hơn nhiều của một nhóm hoạt động từ xa, bởi vì tôi có lợi thế từ Emergenetics.

Nguồn: Emergenetics International