Mô Hình Làm Việc 4 Ngày/Tuần, Tại Sao Nghe Vô Lý Nhưng Vẫn Được Áp Dụng?

Mô hình làm việc 4 ngày/tuần đang là một hình thức mới được các doanh nghiệp lớn và các nước phát triển suy xét để áp dụng. Đề xuất này thoạt đầu nghe vô lý bởi chỉ đi làm 4 ngày/tuần nghĩa là mặc nhiên bỏ đi 8 tiếng làm việc, công việc ắt sẽ tồn đọng. Tuy nhiên một số thử nghiệm cho thấy kết quả hoàn toàn ngược lại, nhân viên làm việc hiệu quả hơn, từ đó mang lại nhiều giá trị tích cực cho doanh nghiệp.

Một trong những ví dụ thành công của mô hình này là Microsoft Nhật Bản. Từ tháng 8/2019, Microsoft đã thử nghiệm mô hình làm việc 4 ngày/tuần mang tên “Work Life Choice Challenge” (tạm dịch Thử thách Lựa chọn Công việc và Cuộc sống), cho phép 2.300 nhân viên của công ty nghỉ vào thứ 6. Trong giai đoạn thử nghiệm, hiệu suất làm việc của nhân viên đã tăng gần 40% – được đo bằng doanh thu trên mỗi nhân viên – so với giai đoạn tháng 8/2018. Đồng thời, chi phí vận hành của công ty cũng giảm, với lượng điện sử dụng giảm 23,1%, giấy in giảm 58,7%.

Rút thời gian – Tăng hiệu suất

Lý giải về nghịch lý làm ít hiệu quả cao, mô hình làm việc 4 ngày/tuần có những điểm mạnh nhất định. Khi doanh nghiệp áp dụng giải pháp này, nhân viên hiểu được tầm quan trọng của thời gian – khi chỉ có 4 ngày làm việc, từ đó sử dụng thời gian vào công việc một cách hiệu quả hơn. Nhân viên buộc phải tập trung hơn vào công việc và thay đổi quy trình làm việc để tăng hiệu suất. Đồng thời, mỗi cá nhân có thêm thời gian cân bằng cuộc sống vào thứ sáu hàng tuần để tái tạo sức lao động.

Thực tế, theo khảo sát từ Viện nghiên cứu phát triển nguồn lực Kronos, 70% người lao động trả lời rằng họ có thể hoàn thành công việc của mình trong vòng chưa tới 5 giờ làm việc mỗi ngày nếu không bị gián đoạn. Nói cách khác, tăng thời gian làm việc không còn giúp tăng hiệu suất của người lao động.

Một lợi ích khác của việc áp dụng mô hình này xét dưới góc độ quản trị nhân sự là thu hút được nguồn nhân tài trẻ tuổi. Thế hệ Z – nguồn nhân lực chủ chốt của tương lai – rất quan trọng những phúc lợi thiết thực liên quan đến cân bằng cuộc sống – công việc. Bằng việc áp dụng hình thức làm việc 4 ngày trong tuần, doanh nghiệp đang thể hiện trách nhiệm và sự quan tâm của mình đối với nhân sự trên cả hai khía cạnh sức khỏe thể chất và tinh thần, từ đó thu hút được thế hệ nhân sự trẻ hiệu quả hơn.

Học được gì từ mô hình này?

Mặc dù đã chứng minh được giá trị, nhưng mô hình làm việc 4 ngày trong tuần vẫn có những bất cập riêng khi được áp dụng trong từng tình huống.

Thứ nhất, mô hình này có thể không phù hợp với một số hình thức dịch vụ chuyên biệt. Việc rút ngắn thời gian làm việc trong tuần sẽ hữu ích đối với những công ty công nghệ hay những dự án được thực hiện trong một khoảng thời gian dài. Ngược lại, các doanh nghiệp bán lẻ hoặc nhà hàng khách sạn đương nhiên khó có thể áp dụng hình thức này. Bởi đa số nhân viên được trả công theo số giờ làm việc hoặc số lượng sản phẩm làm ra/bán được, vì vậy họ sẽ mất đi nhiều lợi ích trước mắt.

Thứ hai, việc giảm ngày làm việc có thể gây ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng đối với các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ. Việc doanh nghiệp nghỉ làm vào thứ sáu có thể làm chậm các hoạt động chăm sóc, phản hồi khách hàng và giải quyết vấn đề.

Tại Việt Nam, mô hình này còn khá mới mẻ và chưa nhiều doanh nghiệp dám tiên phong thử nghiệm. Tuy nhiên, từ bài học của “ông lớn” công nghệ Microsoft, nhà quản lý có thể hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của các chính sách cân bằng cuộc sống – công việc đối với sức khỏe bộ máy nhân sự, từ đó có thể điều chỉnh để áp dụng một số giải pháp:

• Cho phép giờ làm việc linh hoạt: Thay vì đồng loạt điểm danh vào một khung giờ cố định, nhân viên có thể xê dịch thời điểm đến văn phòng, quan trọng là đảm bảo đủ thời gian làm việc và hiệu quả đã cam kết. Ban quản trị cũng có thể cân nhắc chuyển hẳn sang mô hình OKR (đánh giá theo mục tiêu và kết quả then chốt).
• Rút ngắn thời gian họp: Bằng việc giới hạn thời gian tối đa cho một cuộc họp, doanh nghiệp có thể thúc đẩy nhân viên vào thẳng vấn đề và cho ra những hướng giải quyết hiệu quả nhất. Nhân viên cũng sẽ có thêm thời gian để làm những công việc khác sau giờ họp. 
• Bỏ hình thức làm thêm giờ: Làm thêm giờ là lựa chọn của mỗi nhân viên. Tuy nhiên, theo nghiên cứu của trường đại học Cornell, việc ở lại văn phòng thêm vài giờ để hoàn thành nốt công việc có thể gây hại cho sức khỏe không kém việc hút thuốc lá. Khuyến khích nhân viên không làm thêm giờ sẽ giảm thiểu áp lực, gián tiếp thúc đẩy nhân viên sử dụng thời gian công sở hợp lý hơn.

Tuỳ thuộc vào loại hình doanh nghiệp và nhu cầu thực sự của nhân viên, các chuyên gia quản trị nhân sự có thể vận dụng kế hoạch cho phù hợp. Cân bằng công việc – cuộc sống chắc chắn là điều mà doanh nghiệp cần chú ý để xây dựng môi trường làm việc lành mạnh và hiệu quả cho đội ngũ nhân sự.